Todos os dias, empresas, equipes e gestores de projetos confiam em plataformas como Trello, Asana, entre outras, para colaborar e gerenciar tarefas.
Mas o que acontece quando essa confiança é quebrada? Segundo um relatório recente da Statista, o custo médio de uma data breach (violação de dados) no mundo foi de aproximadamente 4,88 milhões de dólares.
Além disso, em 2024, dados privados de mais de 15 milhões de perfis de usuários do Trello foram compartilhados em um fórum popular de hackers.
Ainda assim, a maioria das organizações e gestores de projetos assume que os backups embutidos nessas plataformas são suficientes — até que deixam de ser.
Nos próximos parágrafos, vamos expor alguns riscos de depender apenas dessas ferramentas nativas das plataformas e como se proteger melhor, você e sua organização, contra a perda de dados com soluções de cloud backup e recovery (backup e recuperação em nuvem).
Por que as ferramentas de project management estão se tornando um alvo principal para perda de dados?
Mais de 95% das empresas hoje dependem fortemente de ferramentas de project management como Trello e Asana para organizar tarefas, colaborar com equipes e acompanhar marcos dos projetos.
No entanto, à medida que os gestores de projetos se tornam cada vez mais integrados a essas plataformas para suas operações diárias e armazenam grandes volumes de dados em um único local, surgem duas principais ameaças: erros humanos e cyber threats (ameaças cibernéticas).
Pequenos erros humanos que causam grandes desastres de dados
Dados são um dos ativos mais críticos de qualquer organização.
Eles permitem entender o comportamento do cliente, tendências de mercado e desempenho interno.
Para os gestores de projetos, dados fornecem insights sobre cronogramas, gestão de riscos, alocação de recursos e produtividade da equipe.
Quando usados de forma eficaz, também servem para prever vendas e receitas do negócio.
No entanto, apesar de ataques cibernéticos e desastres naturais poderem levar à perda de dados, o fator humano é a causa mais comum.
Por exemplo, equipes e gestores que gerenciam múltiplas tarefas e prazos em um workspace compartilhado criam um ambiente propício para exclusões acidentais e equívocos.
Segundo um estudo da Computing Technology Industry Association (CompTIA), 52% das causas raiz de security breaches (violação de segurança) são erros humanos.
Outros erros frequentes incluem permissões de usuário mal configuradas, ações em massa não intencionais e arquivamento precoce de projetos.
A crescente ameaça dos cyberattacks
A maioria das ferramentas de project management atualmente é baseada em cloud, permitindo a colaboração remota das equipes.
Contudo, isso também as torna alvos atrativos para cybercriminals (criminosos cibernéticos).
Cyberattacks como phishing e ransomware estão focando nessas plataformas, que armazenam informações sensíveis que podem paralisar um negócio se caírem em mãos erradas.
Por exemplo, dados divulgados pela DocuClipper indicam que "60% das pequenas empresas vítimas de um cyber attack encerram suas atividades em até seis meses".
Por isso, você, como gestor de projetos, precisa garantir a segurança da informação adequada para proteger seus dados contra essas ameaças.
As funcionalidades de segurança nativas são suficientes para proteger seus dados de projetos?
A resposta é Não! E aqui está o porquê.
Embora a maioria das ferramentas SaaS de project management como Monday.com, Trello e Asana ofereçam recursos básicos embutidos, como role-based access control (controle de acesso baseado em função), data encryption (criptografia de dados) e authentication (autenticação), elas não foram projetadas para proteger totalmente contra erros humanos dispendiosos.
Para gestores de projeto, isso pode significar a diferença entre manter o cronograma ou enfrentar atrasos caros.
Limitações das ferramentas nativas de segurança em project management
- Ausência de version history ou rollback completos.
Muitas plataformas não oferecem versioning (controle de versões) total, dificultando a restauração ao estado anterior.
- Windows limitados para recovery.
Plataformas como Asana mantêm tarefas deletadas por até 30 dias; após isso, são apagadas permanentemente sem rastros.
- Basic trash bins (lixeira básica) não são suficientes.
Se um membro da equipe apagar uma tarefa e isso não for detectado rapidamente, pode ser impossível recuperá-la.
- Falta de proteção contra erros internos.
Funcionalidades nativas não evitam grandes erros, como exclusão acidental de um quadro inteiro ou configurações incorretas.
Backup de terceiros: a camada que falta nas suas ferramentas SaaS de project management
Gestores de projetos e líderes de equipes precisam ser proativos no uso dessas ferramentas SaaS, o que inclui ter um cloud backup de terceiros para a empresa.
Embora plataformas SaaS de project management sejam eficientes e com muitas funcionalidades, elas são vulneráveis e não imunes à perda de dados.
O aumento de ameaças cibernéticas, erros humanos, além da necessidade de compliance e preparação para auditorias, tornou as soluções de backup terceirizadas essenciais para a proteção dos dados.
Conheça o FluentPro Backup para Project Management Software
FluentPro Backup é uma das melhores ferramentas de backup e restore baseadas em cloud para softwares de project management.
Seja para backups do Monday.com, Asana, Smartsheet, Trello, Microsoft Planner Basic, Planner Premium, Microsoft Dynamics Project Operations ou Microsoft Dataverse database, a ferramenta foi desenvolvida para automatizar a proteção de dados de ponta a ponta sem exigir intervenção manual de gestores ou líderes.
Uma das maiores forças do FluentPro Backup é sua capacidade de minimizar perdas de dados por exclusão acidental, erro de sincronização ou falha de integração de terceiros.
Principais funcionalidades do FluentPro Backup para ferramentas SaaS de project management:
- Backup contínuo e automatizado: FluentPro Backup realiza backups 100% automáticos que ocorrem continuamente, salvando versões dos projetos.
- Restauração rápida de projetos: em caso de exclusão causada por erro humano ou cyberattack, o software oferece restauração completa com um clique para minimizar downtime e interrupções.
- Recuperação granular: às vezes, gestores ou equipes não precisam restaurar o projeto inteiro, apenas um arquivo ou tarefa específica.
FluentPro Backup permite essa recuperação granular por itens, subtasks ou labels.
- Medidas de segurança de nível enterprise: a segurança de dados é prioridade.
O software protege projetos contra acessos não autorizados e violações, utilizando, por exemplo, Microsoft Azure para armazenamento com conformidade total.
- Controle de versão e audit trails: mantém snapshots históricos dos dados, permitindo comparar e restaurar versões anteriores.
Além disso, registra logs completos de todos os backups e restaurações.
Que valor real o FluentPro Backup oferece às empresas?
- Garante a continuidade dos projetos.
A continuidade é fundamental para todos os negócios, suportando melhores resultados na entrega e mantendo a confiança dos clientes.
- Aumenta a confiança e produtividade das equipes.
Gestores e equipes trabalham com tranquilidade ao saberem que cada tarefa e projeto está seguro com backup constante.
- Minimiza riscos operacionais e financeiros.
Entre os principais riscos da perda de dados estão atrasos dispendiosos, danos à reputação e contratos perdidos.
Com FluentPro Backup, esses riscos são drasticamente reduzidos.
- Fortalece a confiança dos stakeholders.
Stakeholders e clientes são pilares de qualquer negócio.
Demonstrar estratégias eficazes de backup e recovery ajuda a manter essa confiança.
Embora as ferramentas SaaS de project management como Monday.com, Asana, Trello e Smartsheet sejam amplamente usadas para colaboração e acompanhamento de tarefas, elas apresentam desafios que podem comprometer a integridade e disponibilidade dos dados dos projetos.
Adotando uma postura proativa de segurança na gestão desses projetos, você estará preparado para qualquer ameaça cibernética ou erro humano que possa causar downtime, prejuízos financeiros e danos reputacionais.
Portanto, não espere até que a perda de dados interrompa seu fluxo de trabalho; invista em soluções seguras, como o FluentPro Backup, para proteger os dados dos seus projetos e garantir tranquilidade para sua equipe e organização.
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